Acompanhe, a seguir, 10 dicas para engajar colaboradores mesmo à distância! 1. Elabore um plano de contingência emergencial Montar um plano de contingência emergencial deve ser a primeira coisa a ser feita em momentos de crise que exijam trabalho remoto (como o momento que estamos vivenciando). Esse plano deve sanar todas as dúvidas que possam surgir durante o período de crise, servindo como um manual de sobrevivência do colaborador. Assim, deve conter todas as medidas que serão tomadas nos diversos cenários possíveis, em curto, médio e longo prazo, de uma forma clara e sem margem para interpretações. Esse material tem como objetivo trazer transparência, segurança e agilidade nesse momento delicado. Alinhado a este plano, é importante intensificar a realização das reuniões e o envio de comunicados sobre os impactos da crise na empresa e quais as diretrizes que serão tomadas a seguir. Essa atualização constante diminui a ansiedade causada por este novo cenário e proporciona maior sensação de segurança, promovendo um senso de pertencimento e engajamento de colaboradores. 2. Realize reuniões de alinhamentos de atividades Além disso, é importante realizar reuniões online de alinhamento de atividades entre as equipes, onde cada um indica suas prioridades e ações para o período. A frequência de reuniões dependerá de cada área, podendo ser diária, semanal, quinzenal ou até mesmo acontecer mais de uma vez por dia – cabe ao líder de cada equipe verificar o ritmo de entrega da sua área para otimizar o tempo a ser reservado para o alinhamento. Nesse momento, é essencial que os colaboradores possuam clareza das prioridades de cada entrega e do que está sendo feito, porque dessa forma eles terão a visão geral e verão a importância do engajamento para que todo o trabalho flua, mesmo que à distância. Também é recomendado que a reunião de alinhamento seja realizada em casos de surgimento de demandas urgentes, ainda que fora do horário e dia combinados, afinal demandas de última hora podem exigir mudança no escopo de trabalho e é importante que todos estejam cientes das novas tarefas e ações. Manter a decisão em equipe e evitar o acúmulo de demandas também são pontos importantes para engajar colaboradores que não estão acostumados a trabalhar remotamente. Em paralelo a essas reuniões, a equipe também pode utilizar os canais de comunicação online para sanar as dúvidas mais rápidas, urgentes ou até compartilhar informações pontuais. Com a distância, é essencial desburocratizar o fluxo de troca de informação. 3. Potencialize 1:1s O 1:1 (one-on-one, ou “cara-a-cara” em tradução livre) é um formato de reunião entre gestor e liderado para discutir projetos (em andamento e futuros), feedbacks e demais assuntos que possam achar relevantes. É um momento para conversar de maneira privada. Potencializar as reuniões de 1:1 remotamente entre colaboradores e líderes é essencial para que os gestores possam dar um suporte mais próximo e assertivo individualmente e, consequentemente, manter as equipes engajadas e sincronizadas, além de compreender melhor o cenário atual de cada equipe e colaborador. 4. Centralize a comunicação online Hoje, existem diversos meios de se comunicar online, mas se tratando de ambiente de trabalho, o ideal é manter a comunicação apenas em canais oficiais. O papel do RH é delimitar quais meios serão usados e informar suas boas práticas para que todos possam se comunicar sem ruídos. Quando a comunicação deve ser realizada individualmente, investir em uma ferramenta que possibilite um chat exclusivo entre gestores e colaboradores evita a perda de solicitações feitas por e-mail, por exemplo. E nesse momento, manter os colaboradores bem informados, tanto por seus gestores quanto pelo RH é primordial. 5. Mantenha a cultura organizacional viva A cultura organizacional é o conjunto de crenças, hábitos e valores que conduzem as ações diárias em uma empresa, determinando como os funcionários se comportam, o andamento dos processos e, ainda, como os recursos são alocados ao longo do expediente. Para manter os colaboradores engajados, é preciso manter também a cultura da empresa viva, mesmo à distância. Para isso, o RH deve levar para o virtual todas as ações e eventos que a empresa já realizava presencialmente (em casos extremos que exigem a adoção do home office integralmente) ou incluir os colaboradores que estão em regime remoto (quando apenas uma parte do time está fora do escritório). Por exemplo, se a empresa tem o costume de realizar uma reunião geral na semana, esse encontro pode acontecer por videochamada. Nesses momentos, o RH vai precisar de muita inovação e criatividade para adaptar os eventos rotineiros – a dica é: não desconsidere meios de comunicação menos convencionais. 6. Promova eventos à distância que ajudem a descontrair Uma parte fundamental da rotina são os happy hours e demais encontros fora do ambiente corporativo, pois eles promovem integração e ajudam a engajar colaboradores – e é a mais afetada quando o time enfrenta uma nova rotina de home office. O contato social é uma necessidade humana natural e ficar privado dele pode ocasionar danos à saúde mental. Para suprir essa necessidade, o RH pode promover happy hours virtuais, mini palestras e rodas de bate papo online, aulas de yoga, alongamento ou qualquer outro exercício em vídeo, e também sessão de jogos online, como adedanha (também conhecido como stop). Outra ação indicada é o compartilhamento, seja de playlists, indicação de séries e fotos da área de trabalho. Isso ajuda o colaborador a se sentir pertencente, ativo e engajado. É importante lembrar que antes de executar uma ideia, deve-se analisar o que está mais alinhado com o perfil dos colaboradores da sua empresa. E durante esse momento, não hesite em perguntar para eles o que mais precisam, seja em conversas ou formulários online. Essa simples pesquisa pode mostrar o que faz mais sentido para sua empresa seguir. 7. Não esqueça datas comemorativas As datas comemorativas tem um alto poder de gerar engajamento entre os funcionários remotos. Para não passarem despercebidas, a empresa pode enviar pequenos mimos personalizados, cartões ou realizar uma festinha online para os colaboradores. Com um pouco de criatividade, esse evento pode ser muito especial. 8. Incentive a cultura de equipe Para estimular a integração dos times remotos, a empresa pode programar encontros virtuais off-work. Por exemplo, um café da manhã, happy hours ou seção de jogos interativos. Esses momentos fortalecem os laços de amizade, bem como relaxam e renovam as energias dos colaboradores. 9. Proporcione conexões pessoais Uma boa política de feedback, pausas para conversas descontraídas e uma rede social corporativa, são excelentes ferramentas para a conexão dos profissionais remotos. A ideia é que os colaboradores tenham amigos dentro da empresa. Esse tipo de vínculo fortalece as relações humanas e o engajamento no trabalho. 10. Reconheça mesmo a distância Mesmo no trabalho remoto, os profissionais precisam ser valorizados e reconhecidos. Uma maneira de fazer isso é estender a política de reconhecimento para todas as estações de trabalho. Dessa forma, todos terão a oportunidade de receberem prêmios, benefícios e promoções de carreira. Nota-se que manter a equipe engajada à distância é mesmo um desafio para muitas empresas, principalmente para aquelas que não tinham uma política de home office – ou trabalho remoto – e se viram obrigadas, da noite para o dia, a adotar esse modelo de trabalho. As organizações devem estar atentas para que esse novo ambiente online proporcione mais do que engajamento, favorecendo a segurança, criatividade e produtividade dos seus colaboradores. Em razão disso, as empresas precisam se valer de ferramentas e soluções tecnológicas que apoiem a implementação dessas 10 dicas tão valiosas.